Transférer un fichier par mail : le casse-tête

Je fais du montage vidéo, je fais de gros PowerPoint, je fais pas mal de travail d’équipe. Cela signifie que régulièrement, je dois envoyer des fichiers assez lourds à mes collaborateurs, clients, partenaires. Le film monté, la présentation PowerPoint achevée avec des photos en ultra haute définition (et par conséquent très lourdes), des fichiers de tout type assez imposants.  Or, comme vous le savez puisque vous avez forcément déjà été confronté à cette limite, nos emails sont limités : avec Gmail, vous ne pourrez pas joindre des pièces jointes de plus de 25 Mo. Même montant chez Yahoo. Chez Outlook, on descend à 20 Mo.

Quand votre film fait 400 Mo ou que votre présentation en fait 150, il faut chercher une alternative. Des alternatives il y en a, et c’est l’objet de cet article. Si vous avez la flemme de lire cet article, je vous donne directement mon coup de coeur : Infinit.io ?

Google Drive, pour compléter Gmail

Si vous utilisez Gmail, et qui plus est, depuis son interface web et que vous avez essayé d’uploader un gros fichier (c’est-à-dire plus de 25 Mo) dans votre mail, vous avez très certainement vu un message vous disant que le transfert de grosses pièces jointes devait se faire nécessairement par Google Drive :

Si la taille d’une pièce jointe dépasse 25 Mo, celle-ci sera automatiquement importée dans Google Drive et le lien permettant de la télécharger sera inclus dans votre e-mail.

Une fois que l’on accepte, le fichier commence à se charger. Une fois entièrement uploadé sur votre compte Google Drive, vous pourrez envoyer votre mail. Le destinataire de votre mail recevra donc, comme pour toutes les autres solutions proposées dans cet article, un lien sur lequel il pourra cliquer afin de télécharger le fichier directement dans votre Google Drive.

Cette solution est pratique, surtout si vous utilisez Gmail. L’une des forces de cette proposition, en plus de son intégration logique et pertinente à Gmail (uniquement si vous l’utilisez depuis son interface web, bien sûr), c’est l’espace disponible. Gratuitement, vous disposez dans la formule de base de 15 Go. Si vous avez besoin de plus, il faudra dépenser 2 euros par mois pour 10 Go et 10 euros par mois pour 1 To (qui correspond à 1 000 Go).

Néanmoins, si vous n’avez pas d’adresse Gmail, ou que vous ne souhaitez simplement pas donner tous vos fichiers à Google, d’autres alternatives font aussi bien, voire mieux.

MailDrop, la solution d’Apple

Si vous avez une adresse iCloud, un service assez similaire est disponible : Mail Drop. Il est néanmoins plus discret que Google Drive et ne demande aucune intervention de votre part, si ce n’est une confirmation. Pour l’utiliser, il suffit, dans l’application Mail, de glisser-déposer le fichier que vous voulez envoyer. Confirmez que vous voulez bien envoyer votre fichier en utilisant MailDrop, et le tour est joué.

Les limites : la taille de votre fichier et de votre mail ne doivent pas excéder 5 Go au total. De plus, vous ne pouvez pas envoyer plus de 1 To de données par mois : sachant qu’un fichier est conservé par Mail Drop pendant 30 jours, si vous envoyez 20 emails de 5 Go par jour (soit 100 Go par jour), vous ne pourrez utiliser Mail Drop que pendant les 10 premiers jours du mois. Ensuite, il faudra attendre que vos premiers fichiers se suppriment automatiquement (30 jours après leur envoi).

Box.com

Box.com est un service très simple, mais je ne l’ai que très peu utilisé, car j’ai trouvé des alternatives plus efficaces. Sachez néanmoins que vous pouvez vous inscrire gratuitement et profiter de 10 Go. Cela peut sembler très intéressant, sauf que dans cette offre gratuite, un fichier ne peut pas faire plus de 250 Mo (soit un quart de Go). Bien sûr, il y a des offres payantes pour rendre l’offre plus intéressante, mais pas de quoi casser trois pattes à un canard : pour 4 euros (toujours par utilisateur et par mois), vous aurez 100 Go et la limite de fichier à 2 Go, pour 8 euros, vous aurez 100 Go d’espace disque et des fichiers pouvant aller jusqu’à 5 Go, et pour 12 euros un stockage illimité, mais toujours avec la limite de 5 Go par fichier.

Ce n’est donc pas l’offre la plus intéressante, mais son offre gratuite peut suffire dans certaines situations, et le fait que Box.com propose des apps pour Windows, Mac OS, iOS, Android, Windows Phone et BlackBerry est un petit plus qui pourra en intéresser certains.

OneDrive, Microsoft fait fausse route

Pour ceux qui ne le connaissent pas encore, OneDrive est le Google Drive de Microsoft.

Il avait, jusqu’il y a quelques jours, un avantage de taille puisque le service proposait 25 Go gratuitement. Malheureusement, très récemment, l’offre gratuite est devenue aussi minuscule que iCloud d’Apple : si vous ne voulez pas sortir un sou de votre porte-monnaie, vous devrez vous contenter de 5 petits gigas. Et, comme vous pouvez le voir sur la page présentant les différentes formules,  pour 2 euros par mois, vous aurez 50 Go.

Une fois votre fichier uploadé, vous pourrez en quelques clics créer un lien pour le partager. Vous n’aurez plus alors qu’à copier/coller ce lien dans votre mail et le tour sera joué !

Néanmoins, si vous avez sur votre appareil la suite Office grâce à un abonnement Office 365  (entre 7 et 10 euros par mois), vous bénéficiez très certainement (sans le savoir ?) de 1 To (1 000 Go) sur OneDrive.

Le seul vrai intérêt de One Drive est donc si vous payez déjà l’abonnement Office 365, car cela vous donne accès à un espace de stockage très large « gratuitement ». Sinon, avec la récente réduction à 5 Go pour le plan gratuit, la solution One Drive n’a pas beaucoup d’intérêt.

DropBox, le chouchou et le roi de l’intégration

On ne présente plus DropBox qui a été un pionnier dans le domaine du stockage. On l’adore par nostalgie et par fidélité (car c’est celui qu’on utilise presque tous depuis le début), mais aussi pour sa formidable intégration à nos systèmes d’exploitation. Je n’ai pas eu l’opportunité de l’utiliser sous Windows, mais avec Mac OS, DropBox a su se faire une place dans ma barre des tâches et dans ma fenêtre du Finder, et il n’est pas prêt d’en bouger. On glisse un fichier dans notre dossier DropBox en local, et le voilà instantanément synchronisé sur tous nos appareils. Un clic droit sur un fichier, et l’on peut instantanément récupérer le lien qui va nous servir à le partager par mail.

Même si on regrette que la formule de base ne comprenne que 2 minuscules gigas, on ne peut définitivement pas se passer de ce formidable outil une fois qu’on y a gouté !

À partir de 10 euros par mois, on aura accès à 1 To de données, avec tous les services Dropbox.

Wetransfer, la référence (plus pour longtemps ?)

Encore un classique du classique : WeTransfer.

Wetransfer vous permet, via une interface web d’envoyer directement des fichiers à un ou plusieurs interlocuteurs. Dans une petite « boite » sur la page principale du site, vous pourrez sélectionner vos fichiers, entrer l’email de votre correspondant, votre email, ajouter éventuellement un message, puis cliquer sur Transfert. En fonction de votre connexion internet de la taille du fichier, le chargement sera plus ou moins long. Mais dès qu’il sera terminé (ne fermez pas la fenêtre avant qu’il ne soit terminé !), un email sera directement envoyé à votre contact avec votre message ainsi que le lien de téléchargement du fichier. Vous recevrez un mail de confirmation quand le mail sera envoyé à votre correspondant, et un autre quand il aura téléchargé votre fichier.

La version gratuite limite la taille des fichiers à 2 Go.

La version payante (12 euros / mois ou 120 euros par an) permet, entre autres, d’envoyer des fichiers de 20 Go, de les protéger par mot de passe ou encore de personnaliser l’adresse URL sur laquelle votre collaborateur ira télécharger son lien (vous aurez un sous-domaine, c’est-à-dire nompersonnalise.wetransfer.com).

Je n’ai jamais payé et utilisé la version premium, car la version gratuite avec 2 Go suffit dans la plupart des situations !

Serveur personnel, la solution idéale du geek

Pour les plus geek, il ne faut pas hésiter à utiliser vos serveurs personnels.

Si vous avez un site internet que vous hébergez sur un serveur (serveur mutualisé, VPS ou même serveur dédié), vous pouvez très bien uploader votre fichier de grande taille en FTP avec un logiciel comme FileZilla, récupérer son adresse et la diffuser. L’avantage de cette solution, c’est qu’elle est entièrement gratuite (à partir du moment ou vous payez votre hébergement, cela va de soi) est que vous êtes extrêmement libre : vous pouvez tout personnaliser (page d’arrivée, URL, etc.) et vous n’avez pas d’autre limite que celle(s) de votre hébergement. Or, comme aujourd’hui, les hébergements coutent de moins en moins cher pour de plus en plus d’espace disque, vous ne devriez avoir aucun mal à héberger de très gros fichier ! De plus, c’est la seule solution qui vous permet d’avoir un contrôle quasi total de votre fichier : vous savez où il est, et vous pouvez l’en retirer à tout moment sans craindre qu’une quelconque tierce partie ait pu en faire une sauvegarde non désirée…

L’inconvénient, c’est la vitesse d’upload et de download, spécialement si vous êtes sur un serveur mutualisé. M’enfin, pour tous les autres avantages que cette solution apporte, cet inconvénient n’est pas dramatique !

L’hébergement du fichier, la solution pratique

Une solution toute bête peut consister à, tout simplement, héberger le contenu que l’on souhaite partager sur une plateforme dédiée. Vous voulez partager une vidéo ? Publiez-la sur YouTube (et éventuellement, réglez la en mode privé) ! Une musique ? Utilisez SoundCloud. Une interview ou un podcast ? iTunes combiné à un service comme PodMix devrait faire l’affaire. Un document simple, un tableur ou une présentation ? Utilisez iWork avec iCloud, Office Online ou Google Apps. Une présentation PowerPoint ? Slideshare est à votre disposition.

Comme vous pouvez le voir, quel que soit le genre du contenu, vous trouverez quasiment toujours une plateforme sur laquelle uploader votre fichier.

Infinit.io, le Roi du partage de fichier en toute simplicité

Et voilà LA solution que j’utilise énormément. Infinit.io

Une fois la minuscule app installée (compatible avec tous les systèmes d’exploitation, de Windows à Mac OS en passant par iOS et Android), vous n’aurez plus qu’à glisser vos dossiers sur la petite icône dans votre barre des tâches, et vous aurez alors instantanément un lien à partager ! Je vous laisse jeter un oeil  à ce rapide aperçu :

Je ne peux que vous conseiller d’installer ce petit logiciel que vous allez trouver indispensable très rapidement.

Notez que si vous l’installez en cliquant sur ce lien, vous aurez 500 Mo de plus que si vous vous inscriviez sans lien d’affiliation : une bonne raison de plus pour installer (l’essayer c’est l’adopter) ce petit utilitaire drôlement pratique et utile !

Le transfert d’un fichier : plus simple que jamais

À la question « qu’est ce que tu utilises comme service pour envoyer de gros fichiers par mail ?« , il n’y a pas de réponse unique. En fait, tout dépend des besoins.

Personnellement, j’utilise énormément Infinit pour des fichiers de moyenne taille, ainsi que DropBox quand il doit y avoir de la collaboration (Infinit est plus proche de l’esprit de WeTransfer que de DropBox, puisqu’il n’est pas un dossier partagé, mais un accès à sens unique à un fichier). Quand j’utilise Gmail via son interface web (ce qui est rare), j’utilise Google Drive, et quand j’utilise l’application Mail de mon ordinateur, j’utilise Mail Drop. Enfin, quand j’ai besoin de transférer de vraiment très gros fichiers, j’utilise mon serveur personnel sur lequel j’upload mon fichier afin que mes contacts n’aient plus qu’à cliquer sur un lien dans leur mail. Il m’est aussi déjà arrivé (mais je reconnais le faire extrêmement rarement) d’uploader des vidéos que je voulais partager sur YouTube (en prenant soin de les mettre en mode « privé »).

Bref, comme vous pouvez le voir, chaque service à ses avantages et ses inconvénients, et je ne doute pas que ferez rapidement une place à Infinit et à Dropbox, si ce n’est pas déjà fait ! ?